Dans Festik, les événements sont organisés en Spectacles (1) et Représentations (2).
Le spectacle contient toutes les informations relatives à la description d’un événement, hormis le lieu et la date.
Les représentations indiquent les dates/heures, lieux, jauges et tarifs du spectacle.
Ainsi un spectacle pourra être une pièce de théâtre (mapièce) jouée par la troupe (matroupe) ou encore un concert de (mongroupe). Les représentations, elles, seront les dates et lieux de représentation du concert ou du groupe.
Dans la majorité des cas, les lieux sont identiques pour toutes les représentations d’un même spectacle.
Pour un festival (monfestival), sur 3 jours (vendredi, samedi, dimanche) vous pouvez créer 3 spectacles, 1 par jour.
Pour les pass 2 ou 3 jours, vous pouvez soit créer un spectacle par pass, soit créer des forfaits, soit utiliser les tarifs dégressifs. Voir l’exemple festival pour plus d’information sur les festivals.
Les possibilités d’organisation sont nombreuses et doivent être définies en amont, en cas de doute n’hésitez pas à nous contacter.
Avant de créer un nouveau spectacle
IMPORTANT : avant de créer un nouveau spectacle vérifiez si vous êtes sur un site de test ou un site en production.
Dans votre espace SITE, commencez par vous rendre sur l’onglet Spectacles (1). Si vous êtes sur le point de créer votre premier spectacle, elle est vide.
Si vous avez déjà créé un ou plusieurs spectacles, la liste de tous les spectacles déjà créés apparait. Et, si des représentations ont été créées elles apparaissent en face du spectacle associé.
Cliquez ensuite sur + Ajouter un spectacle (2) pour ouvrir la fenêtre de création de spectacle.
Si vous souhaitez modifier un spectacle, ou ajouter une représentation, cliquez sur cet œil (3), tout à droite.
Si vous souhaitez modifier une représentation, cliquez sur l’œil en face de cette représentation (4).
Mode brouillon, programmation de publication, prévisualisation
Par défaut, votre spectacle est enregistré en tant que brouillon (1). Vous pouvez ainsi travailler tranquillement sans pression si votre site est en production. En mode brouillon, vous seul pouvez voir l’aperçu sur votre interface public. Votre public ne le verra qu’une fois que vous l’aurez publié (3).
Tout au long de l’avancement de votre spectacle et de votre représentation, vous pouvez vérifier le rendu sur votre interface public en cliquant sur Prévisualiser (2).
Une fois votre spectacle et votre représentation complétés, vous pouvez choisir quand le publier (3) :
- publier maintenant ;
- ou publier ultérieurement. Vous devez alors saisir la date et l’heure désirées.
Création du spectacle
Comme expliqué dans la prise en main de l’interface, la fenêtre de création d’un nouveau spectacle est composée de blocs. Vous devez remplir les blocs dans l’ordre.
Après avoir cliqué sur le + pour Ajouter un nouveau spectacle, double cliquez sur le premier bloc (1) pour l’éditer et ajouter ou modifier les éléments.
Tant qu’une cloche (2) apparaît en haut à gauche d’un bloc, vous ne pouvez pas aller plus loin. La cloche indique que des informations essentielles manquent. Vous devez les renseigner avant de valider par OK.
Pour valider les informations saisies dans un bloc vous devez cliquer sur OK en bas à droite du bloc, si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications cliquez alors sur Annuler.
Bloc Présentation du spectacle
Nom du spectacle : nom tel qu’il apparaitra partout, sur le site de billetterie, sur les billets… Soyez bref !
Nom court : la saisie se fait automatiquement.
Il s’agit d’une contraction du nom qui sera utilisée pour créer des liens directs vers la billetterie de ce spectacle. Il doit être unique dans votre espace. Tous les caractères ne sont pas autorisés, mais si il a déjà été utilisé, vous devrez le modifier manuellement.
Activé / Désactivé : un spectacle désactivé ne sera pas proposé à la vente.
IMPORTANT : en cas d’annulation, ou d’arrêt des ventes d’un spectacle, vous ne devez surtout pas le désactiver, car il disparaitra des radars, vous devez utiliser les procédures spécialement définies pour arrêter les ventes, reporter ou annuler un spectacle.
Photo du spectacle : par défaut vous y trouverez le logo de l’événement (menu Paramètres – Événement), mais vous pouvez personnaliser l’image associée à un spectacle. Elle apparaitra en face du spectacle sur la billetterie et aussi sur le billet.
Description courte : cette zone est obligatoire. Cette description apparaitra systématiquement sur la billetterie en ligne (nom du spectacle ou nom du ou des artistes par exemple).
Description longue et Complément de programme : ces deux zones sont facultatives. Elles vous permettent de rajouter des informations que le spectateur pourra consulter en ligne lors de l’achat d’un billet.
Une fois toutes les informations saisies, pensez à valider en cliquant sur OK
Bloc Genre du Spectacle et Intitulés des éléments mis en vente
Depuis ce bloc, vous pouvez :
- renseigner le genre du spectacle. Ceci sera utile pour le référencement de votre spectacle
- personnaliser votre billetterie en choisissant l’intitulé des éléments mis en vente
Bloc TVA, PRIX PAR TARIF
Merci d’être particulièrement attentif à la TVA, pour vous aider, voici les taux à appliquer si vous êtes assujettis à la TVA.
Les informations saisies ici seront proposées par défaut sur toutes les représentations de ce spectacle, mais vous pouvez les ajuster individuellement pour chaque représentation.
1) Indiquez ici le taux de TVA à appliquer à ce spectacle.
2) Si un tarif est valable pour ce spectacle, saisissez dans la première colonne le prix à payer.
Si un tarif n’est pas proposé, laissez le champ vide (ne mettez 0 que pour les billets gratuits).
3) Si vous pensez régulièrement utiliser ces mêmes prix, vous pouvez les sauvegarder dans une grille tarifaire pour les réutiliser lors de la mise en place d’un autre spectacle.
Cliquez sur le ? en bas à droite du prix pour afficher le prix payé par le spectateur et le montant qui vous sera reversé. Cela dépend de votre configuration, selon que vous souhaitez ajouter ou non la commission au prix du billet.
: si vous souhaitez proposer cet événement sur le pass Culture, assurez vous d’avoir créé un tarif spécifique. Indiquez le prix et attribuez la jauge souhaitée. Découvrez-en plus sur la configuration d’événements pour le pass Culture dans nos articles dédiés.
Grille tarifaire
Si vous programmez de nombreux spectacles, l’utilisation de la grille tarifaire vous permet de gagner du temps en réduisant la saisie manuelle des prix de chaque tarif pour chaque spectacle.
Saisissez l’ensemble de vos prix pour chaque tarif puis, sélectionnez créer une grille tarifaire à partir de ces prix ? (1). La mention Oui, ces prix seront enregistrés dans une Grille tarifaire (2) apparaît alors. Attribuez un nom à la nouvelle grille tarifaire (3) afin de la retrouver facilement.
Pour appliquer cette grille tarifaire lors de la création de votre prochain spectacle, saisissez d’abord tous les éléments de votre spectacle. Lorsque vous arrivez au bloc tarif, sélectionnez l’option Appliquez les prix d’une grille tarifaire (1) en haut à droite du tableau.
Choisissez ensuite la grille que vous souhaitez appliquer (1) à ce spectacle et validez en cliquant sur Appliquer(2).
: attention, par sécurité, nous vous invitons à toujours vérifier l’exactitude des informations renseignées après l’import d’une grille tarifaire.
Bloc Onglet Informations requises
Onglet
Les onglets permettent de regrouper des spectacles sous différentes pages de votre site de billetterie.
Par défaut un seul onglet est disponible : SPECTACLES. Vous pouvez classer votre spectacle dans cet onglet en le sélectionnant dans le menu déroulant (1) ou alors en créer un nouveau avec un intitulé plus adapté en remplissant le Label du nouvel onglet (2). Le nom court (3) est rempli automatiquement, vous n’avez rien à saisir dans cette case.
Informations demandées lors de l’achat de places
Dans un premier temps, laissez la zone Informations demandées lors de l’achat de places vide.
Vous pourrez ici indiquer les informations que vous demanderez pour chaque billet. Cela peut alourdir inutilement le processus d’achat.
Il est bien entendu que les coordonnées de l’acheteur seront demandées lors de la validation du panier.
Il n’est pas recommandé d’utiliser cette zone pour récupérer des adresses mail, car l’acheteur l’indiquera de toute façon lors du processus d’achat.
Cependant, si vous souhaitez malgré tout obtenir des informations spécifiques pour un de vos spectacles, sélectionnez définir une nouvelle séquence d’informations (1) dans la liste déroulante. Cliquez sur les champs requis (2) qui apparaissent à droite et validez en cliquant sur OK. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs des champs proposés (3).
Si vous ne trouvez pas le champ correspondant à vos attentes, vous avez la possibilité de personnaliser jusqu’à 3 champs supplémentaires ( Extra 1, Extra 2, Extra 3).
Pour personnaliser vos propres champs, rendez-vous dans paramètres (1) puis ventes (2). Double cliquez sur le bloc champs extras (3)et choisissez champ de saisie ou liste déroulante en fonction de vos besoins. Vous pouvez également activer obligatoire si vous souhaitez que tous les spectateurs renseignent ce champ.
Renseignez renseigner ensuite l’objet de votre demande dans la case label. La procédure s’arrête ici si vous avez sélectionné un champ de saisie simple.
Quant à la liste déroulante, celle-ci a la particularité d’offrir un choix au spectateur lors de sa commande.
Prenons un exemple. Votre événement comporte un choix de menus. Vous souhaitez que les participants indiquent lors de leur réservation s’ils souhaitent un menu traditionnel ou un menu végétarien. Il vous suffit alors de renseigner dans l’espace choix proposés les options disponibles séparées par une virgule et sans espace. Ainsi, pour notre exemple, vous écrirez : menu traditionnel,menu végétarien. N’oubliez pas de cliquer sur Ok pour valider les informations saisies.
N’hésitez pas à vérifier le résultat sur le site de billetterie en testant l’achat d’un billet, que ce soit sur DEV ou TOOLS (attention à ne pas finaliser l’achat sur TOOLS !)
Affichage des représentations
Si votre spectacle ne comporte qu’une représentation, conservez l’affichage Normal. Si vous proposez un grand nombre de représentations, l’affichage Calendrier compact sera plus adapté. Sélectionnez-le grâce au menu déroulant (1) et validez par OK (2).
Voici un exemple d’affichage Normal : les représentations se suivent par ordre chronologique.
L’affichage sous forme de Calendrier compact, quant à lui, propose une série de dates, le spectateur sélectionne alors le ou les jours qu’ils souhaitent voir.
Bloc informations complémentaires
Ce bloc est assez peu utilisé par nos organisateurs, mais il vous permet :
- d’ajouter votre numéro de licence d’entrepreneur de spectacle si vous en possédez un ;
- d’ajouter les informations relatives à une co-production, si c’est le cas de votre spectacle ;
- et enfin, de taper un texte à faire figurer sur les billets de ce spectacle.
Félicitations ! Votre premier spectacle est créé. Il est temps de lui associer une représentation.
Un peu de patience, avant de pouvoir visualiser vos premiers éléments sur votre interface public, vous devez avoir créé votre première représentation.