IMPORTANT : avant de créer un nouveau spectacle vérifiez si vous êtes sur un site de test ou un site en production.
Créer une représentation
La possibilité de créer une représentation n’est accessible qu’une fois le spectacle entièrement créé.
Depuis la page de saisie d’un spectacle :
- cliquez sur l’onglet Représentations (1);
- puis, cliquez sur le + (2) pour créer une nouvelle représentation.
Vous accédez alors à la page de saisie de la représentation qui se décompose en plusieurs blocs.
Prêtez une attention particulière aux . Ils signalent que des éléments indispensables n’ont pas été saisis et indiquent les raisons pour lesquelles une représentation ne sera pas en vente. Pensez également à toujours valider vos modifications en cliquant sur OK dans chaque bloc.
Bloc DATE & HEURE
ÉTAT : pour être visible la représentation doit être ACTIVE.
DATE et HEURE : il s’agit de la date et de l’heure du début de la représentation.
LABEL : il s’agit d’un anglicisme bien pratique qui peut être interprété comme étant le nom de la représentation. Par défaut, le label sera la date et l’heure de la représentation, ce qui fonctionne dans la majorité des cas.
Dans certains cas particuliers, comme un pass ou un billet valable plusieurs jours, vous pouvez saisir manuellement un label différent.
IMPORTANT : l’indication des dates de validité est obligatoire sur le billet. Si vous saisissez un label sans mention de date ni d’heure, veillez à bien sélectionner l’option « date et heure ajoutées en plus du label » dans le bloc BILLETS.
Bloc PARAMÈTRES DE VENTE
C’est ici que vous allez indiquer les limites de ventes de billets pour cette représentation.
VENDU EN LIGNE : si non, la vente est fermée, sur internet et sur les points de vente. Il faut savoir que les ventes seront automatiquement fermées une fois la jauge atteinte ou une fois la date limite de vente dépassée. Vous n’utiliserez donc pratiquement jamais cette option pour arrêter une vente.
EN VENTE JUSQU’AU : si vous choisissez l’option date automatique la date de clôture sera calculée en fonction de la configuration de votre site (2h avant la représentation en général). Mais vous pouvez aussi saisir une date et une heure manuellement. C’est le cas par exemple pour un pass 3 jours Vendredi – Samedi – Dimanche, vous allez pouvoir en clôturer les ventes le samedi à 12h, alors que la date de clôture par défaut sera le vendredi.
NOMBRE DE PLACE MAX. : par défaut un spectateur ne peut pas acheter plus de 10 places par représentation, mais vous pouvez modifier ce nombre manuellement.
TAUX DE TVA : vous pouvez ici choisir un taux de TVA différent de celui que vous aviez saisi lors du spectacle. Si le bar n’est ouvert que pendant certaines représentations par exemple.
Bloc JAUGE LIEU ET PLACEMENT
Si vous avez bien suivi l’ordre de cette base de connaissance, vous avez déjà référencé les lieux dans lesquels se déroulent vos spectacles. Alors, le lieu est connu. Vous pouvez le retrouver dans le menu déroulant (1). Si votre représentation est placée, consultez l’article dédié, sinon ne touchez à rien.
Concernant la jauge , vous pouvez soit :
- entrer la jauge manuellement. Alors, ne touchez pas au curseur (2) et saisissez le nombre de places à mettre en vente dans la case Jauge (3).
- appliquer la jauge du lieu. Cliquez alors sur le curseur (2). La jauge est appliquée automatiquement (3). Vérifiez alors bien que cette valeur correspond à ce que vous souhaitez.
Validez votre saisie par OK (4).
JAUGE SUPERS VENDEURS : ces places ne seront accessibles que par les utilisateurs ayant le statut de SUPERS VENDEURS (voir gestion des utilisateurs). On les réserve souvent pour des invitations ou des partenaires.
Par exemple : si la capacité totale de votre salle est de 600 places et que vous souhaitez en bloquer 30 pour des partenaires, bénévoles, etc. Indiquez 600 dans la case Jauge (1) et 30 dans la case Jauge supers vendeurs (2).
600 places seront alors disponibles. 570 seront proposées aux internautes et 30 ne seront accessibles qu’aux gestionnaires et aux supers vendeurs (via un tarif SV).
Bloc BILLETS
BON A TIRER : ce bouton vous permet de voir l’allure des billets. Pour modifier l’apparence des billets rendez vous sur Personnaliser les billets.
DATE ET HEURE : cette possibilité ne vous est proposée que si vous avez saisi un label manuellement dans le bloc Date & Heure. Il permet de rajouter sur le billet la date et l’heure de début de la représentation, au cas ou vous ne l’auriez pas écrite dans le label.
RAPPEL : la mention de la date et de l’heure doit obligatoirement apparaitre sur un billet de spectacle.
Bloc TEXTES SPÉCIFIQUES
Ce bloc (1) vous permet d’ajouter des informations spécifiques relatives à cette représentation que vous souhaitez communiquer à votre public. Ces éléments sont facultatifs, vous pouvez ne rien faire figurer de plus que les éléments renseignés jusque là.
Associé à cette représentation (2) : ce texte apparaitra sur le site de vente, en face de la représentation (4).
À faire figurer sur le billet (3): ce texte apparaitra sur le billet (5).
Bloc PRIX PAR TARIF
Les prix sont hérités automatiquement à partir de la saisie faite lors de la création du spectacle. Cependant, vous pouvez aussi choisir d’appliquer des prix spécifiques à une représentation spécifique. Décochez Prix hérités. Le message Non, prix spécifiques (2) s’affiche alors. Saisissez ensuite les montants manuellement (3) et cliquez sur OK pour valider.
Vous avez terminé.
Votre billetterie est maintenant prête à être ouverte.
Vous pouvez simuler un achat de billets en vous rendant sur votre interface public. Vous pouvez y accéder en cliquant sur la flèche en haut à droite de votre écran 
Consulter votre site est également un bon moyen de vérifier que toutes les informations que vous souhaitez donner à vos spectateurs sont bien présentes. N’hésitez pas à le consulter après chaque modification ainsi que le BAT mentionné plus tôt.
N’hésitez pas à consulter votre site après chaque modification pour vous assurer que toutes les informations que vous souhaitez donner à votre spectateur sont bien présentes.
Vous pouvez également vous aider du tableau de bord de vos spectacles (1), il contient des indicateurs importants (2) :
: indique qu’une représentation est placée ;
: indique que la date de fin de vente est dépassée ;
: indique que la représentation est complète.
Si c’est votre premier événement, la billetterie est encore aux couleurs de Festik. Vous souhaitez une billetterie à votre image, c’est légitime : consultez l’article personnaliser la billetterie à votre image pour voir comment faire.
