Nous avons mis en place une procédure simple pour gérer les annulations et les reports de spectacle.
Le principe est d’alerter automatiquement tous les spectateurs et de leur fournir un lien vers un formulaire leur permettant d’exprimer leur choix de remboursement.
C’est vous qui définissez ces choix, en général le spectateur peut :
- Se faire rembourser intégralement le prix du billet, notre commission lui sera alors remboursée.
- Demander le remboursement du billet hors commission. Nous la conservons, ce qui permet de rémunérer une partie de notre travail et de couvrir nos frais. Plus de 60% des spectateurs choisissent cette option.
- Renoncer au remboursement de son billet. La somme se transforme alors en don pour votre structure. Selon la typologie du public, nous avons constaté entre 5 et 45 % de dons.
Les choix proposés au spectateur sont définis par Festik (contactez-nous si vous souhaitez les changer). Vous pouvez les trouver votre espace SITE, dans le menu Paramètres, puis Paiement et enfin dans le Bloc Remboursement direct.
Reporter ou annuler un événement
Rendez vous sur festik.tools, dans l’espace VENTES, dans le menu Reports, Annulations puis Spectacles(1).
Trouvez la représentation à reporter ou annuler (2).
Cliquez sur le à droite de ce spectacle (3).
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir :
- Stopper la vente : elle sera simplement arrêtée, sans qu’aucune procédure de remboursement ne soit déclenchée.
- Reporter la représentation.
- Annuler la représentation.
Reporter la représentation
Vous allez devoir saisir :
- La date et l’heure de report, autrement dit : la nouvelle date de votre spectacle.
- La date et l’heure de fin de vente en ligne. En cliquant sur « Générer auto. », le délai par défaut de 2 heures avant le début de la représentation sera appliqué automatiquement.
- La date et heure de limite de demande de remboursement, au-delà de laquelle aucun remboursement automatique ne sera possible. En cliquant sur « Générer auto. », il vous sera proposé :
- soit la veille de la nouvelle date ;
- soit un délai de 2 mois (la plus proche de ces deux dates).
- Un texte spécifique à la représentation, qui sera affiché sur la billetterie associée à cette représentation, par exemple : « report du concert du 25 mars ! ».
- Validez vos saisies en cliquant sur Reporter la représentation.
La vente en ligne de cette représentation sera toujours ouverte. Tous les billets précédemment achetés seront automatiquement valable pour la nouvelle date. Vous pourrez prévenir les spectateurs qui auront la possibilité d’annuler leur billet et d’en obtenir le remboursement.
Si le report à lieu dans un autre lieu, vous devrez modifier le lieu depuis la représentation.
À NOTER : un changement de programme se traite comme un report, les spectateurs doivent pouvoir obtenir un remboursement si ce changement ne leur convient pas.
Annuler la représentation
Vous allez devoir saisir :
- La date et heure de limite de demande de remboursement. Au-delà de cette date, plus aucun remboursement automatique ne sera possible. En cliquant sur « Générer auto. » il vous sera proposé un délai de 2 mois.
- Un texte spécifique à la représentation, qui sera affiché sur la Billetterie associée à cette représentation, par exemple : « concert annulé! ».
- Validez vos saisies en cliquant sur Annuler la représentation.
La vente en ligne de cette représentation sera toujours ouverte , vous pourrez prévenir les spectateurs qui auront la possibilité d’annuler leur billet et d’en obtenir le remboursement.
Au-delà d’une date limite de remboursement que vous allez saisir, la recette correspondant aux billets non réclamés vous est automatiquement restituée.
Prévenir les spectateurs concernés
Rendez vous sur l’onglet « Clients concernés » (1).
Cette liste contient l’ensemble des spectateurs concernés par toutes vos annulations et tous vos reports de spectacles.
La dernière colonne (2) contient le lien vers leur page de remboursement, vous pouvez vous y rendre et faire le choix du mode de remboursement pour eux.
en (3) vous pouvez trouver 4 boutons :
- prévenir les client internet concernés par les annulations ;
- prévenir les clients internet concernés par les reports ;
- prévenir les client point de vente concernés par les annulations ;
- prévenir les clients point de vente concernés par les reports.
Les clients internet (qui ont acheté leurs billets depuis votre site internet) pourront se faire rembourser en ligne.
Les clients point de vente (qui se sont rendus à un point de vente pour acheter leurs billets) devront prendre directement contact avec le point de vente pour obtenir leur remboursement (le point de vente ayant encaissé c’est à lui de procéder au remboursement).
En cliquant sur un bouton d’envoi de message, il vous sera proposé :
- de saisir un texte d’introduction ;
- de prévisualiser le message envoyé, client par client ;
- d’envoyer les messages.
IMPORTANT : Les mails sont expédiés depuis l’adresse remboursement@festik.net.
Nous ne consultons pas les messages reçus par cette boite. Nous vous recommandons donc de toujours insérer une adresse mail de votre structure dans le message.
Exemples de messages
Pour des annulations
Bonjour,
Comme vous le savez certainement nous avons dû annuler plusieurs de nos spectacles.
Vous avez la possibilité en cliquant sur le lien ci-dessous de demander le remboursement de votre billet.
Pour plus d’informations, merci d’écrire à xxxxxx@xxxxx.xx (votre adresse mail ou votre tél).
Bonjour,
Comme vous le savez certainement nous avons dû annuler plusieurs de nos spectacles.
Vous avez la possibilité en cliquant sur le lien ci-dessous de demander le remboursement de votre billet.
Vous pouvez aussi renoncer au remboursement d’un ou plusieurs de vos billets afin de soutenir notre structure.
Pour plus d’informations, merci d’écrire à xxxxxx@xxxxx.xx (votre adresse mail ou votre tél).
Pour des reports
Bonjour,
Comme vous le savez certainement nous avons dû reporter les spectacles suivants
Aaaaaaaaaaaa prévu le xx/xx/xxxx à zzzzzzzzz est reporté au xx/xx/xxxx au même endroit.
Vos billets restent valables pour la nouvelle date du spectacle. Cependant vous avez la possibilité en cliquant sur le lien ci-dessous de
demander le remboursement de votre billet.
Pour plus d’informations, merci d’écrire à xxxxxx@xxxxx.xx (votre adresse mail ou votre tél).
Bonjour,
Comme vous le savez certainement nous avons dû reporter les spectacles suivants
Aaaaaaaaaaaa prévu le xx/xx/xxxx à zzzzzzzzz est reporté au xx/xx/xxxx au même endroit
Vous billets seront toujours valable à la nouvelle date du spectacle. Cependant vous avez la possibilité en cliquant sur le lien ci-dessous de
procéder au remboursement de votre billet.
Vous pouvez aussi renoncer au remboursement d’un ou plusieurs de vos billets afin de soutenir notre structure.
Pour plus d’informations, merci d’écrire à xxxxxx@xxxxx.xx (votre adresse mail ou votre tél).
Déroulement du remboursement pour les spectateurs
Selon vos options, les spectateurs auront plusieurs choix pour chaque billet :
• Demander le remboursement hors commission Festik
• Demander le remboursement intégral, commission comprise
• Renoncer au remboursement du billet à votre profit
• Conserver le billet (uniquement en cas de report)
Les billets ont été payés par carte bancaire
Le montant remboursé sera automatiquement recrédité sur le compte associé à carte bancaire utilisée. Cela marche dans tous les cas, même si la carte est périmée, ou a été mise en opposition entre temps, même si le spectateur a changé de banque.
Selon les contrats le remboursement apparaitra sur le relevé de carte bancaire et / ou le relevé bancaire, il faut consulter les 2 avant de réclamer.
Les billets ont été payés par chèque
Le spectateur devra saisir son RIB en fin de demande remboursement. Le remboursement se fera par virement sous 30 jours.
Le spectateur a renoncé au remboursement d’un ou plusieurs billets
Nous lui demandons de saisir son état civil (nom, prénom, date de naissance et adresse) afin que vous puissiez lui établir un reçu fiscal si les dons à
votre structure peuvent être déduits des impôts.